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Arbeitszeiterfassungspflicht 2026: Was KMU jetzt wissen müssen — Bußgeld bis 30.000 €

Von Joe Martin · · Regulierung

Infografik Arbeitszeiterfassungspflicht 2026: drei Panels — SEIT 2022 (BAG-Urteil), ENTWURF 2026 (BMAS ArbZG-Reform), BUSSGELDER bis 30.000 € — plus Tabelle der Übergangsfristen nach Betriebsgröße

Pflicht seit 2022 — nicht erst wenn das Gesetz kommt

Viele Arbeitgeber warten auf das neue Arbeitszeitgesetz. Das ist ein Fehler. Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Grundlage ist §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in EU-rechtskonformer Auslegung des EuGH-Urteils C-55/18 von 2019 (Rechtssache CCOO). Das BAG hat damit klargestellt: Arbeitgeber sind unabhängig von einer ausdrücklichen gesetzlichen Regelung im Arbeitszeitgesetz zur Erfassung verpflichtet.

Diese Grundpflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme nach Betriebsgröße. Sie betrifft Büro, Werkstatt, Homeoffice und mobile Teams gleichermaßen.

Was aktuell schon zu erfassen ist

Laut BAG-Beschluss müssen Arbeitgeber mindestens festhalten:

Die Aufzeichnungen müssen objektiv, verlässlich und zugänglich sein — also so, dass sie im Streitfall als Nachweis taugen. Ein Zeiterfassungssystem, eine App oder auch eine gepflegte digitale Tabelle können diese Anforderung erfüllen.

Was der BMAS-Referentenentwurf 2026 bringt

Im Juni 2026 legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) unter Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vor. Die zentralen Punkte:

Stand August 2026: Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor, das parlamentarische Verfahren hat noch nicht begonnen. Der Referentenentwurf ist eine interne Arbeitsversion des BMAS.

Warum KMU trotzdem jetzt handeln sollten

Die langen Übergangsfristen des Entwurfs verleiten zur falschen Schlussfolgerung: „Ich habe 5 Jahre Zeit." Stimmt — aber nur für die elektronische Pflicht nach dem noch nicht gültigen Gesetz. Die Grundpflicht zur Erfassung aus dem BAG-Urteil läuft bereits. Wer heute kein System hat, riskiert:

Ein einfaches digitales System (App, Tabelle, Software) lässt sich in kleinen Betrieben oft in wenigen Stunden einführen und schützt ab sofort.

Übergangsfristen im Überblick

| Betriebsgröße | Pflicht zur elektronischen Erfassung | |---|---| | ≤10 Mitarbeiter | Analog-Erfassung dauerhaft ausreichend | | 11–49 Mitarbeiter | 5 Jahre nach Inkrafttreten des ArbZG | | 50–249 Mitarbeiter | 2 Jahre nach Inkrafttreten des ArbZG | | ≥250 Mitarbeiter | 1 Jahr nach Inkrafttreten des ArbZG |

*Quelle: BMAS-Referentenentwurf ArbZG, Stand Juni 2026. Gesetz noch nicht verabschiedet.*

Die Grundpflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt davon unabhängig bereits heute für alle Betriebsgrößen.

Das faire Bild

Die Reform bringt auch Flexibilisierung: Der Entwurf sieht vor, dass Tarifparteien auf wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeiten umstellen können. Das gibt Betrieben mit Schicht- oder Projektarbeit mehr Spielraum. Kleinstbetriebe werden dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen. Und die 5-Jahres-Übergangsfrist für kleine Betriebe ist tatsächlich lang.

Was nicht flexibel ist: die bereits geltende Grundpflicht aus dem BAG-Urteil.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassungspflicht ist kein Zukunftsthema — sie gilt heute. Der BMAS-Referentenentwurf 2026 verschärft die Situation mit elektronischer Pflicht und Bußgeldern bis 30.000 Euro, sobald er Gesetz wird. KMU, die jetzt ein verlässliches Erfassungssystem einführen, schützen sich in beiden Dimensionen: vor heutigen Risiken und vor dem kommenden Bußgeldregime.

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*Kein Rechtsrat. Für individuelle Beratung Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuziehen.*

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Häufige Fragen

Bin ich als Arbeitgeber schon heute zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?+
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung bereits aus §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz folgt — in EU-rechtskonformer Auslegung des EuGH-Urteils C-55/18 von 2019. Diese Pflicht gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße und ohne Übergangsfrist. Wer keine systematische Erfassung betreibt, verstößt bereits heute gegen geltendes Recht.
Was ändert der BMAS-Referentenentwurf 2026 zur ArbZG-Reform?+
Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom Juni 2026 verankert die Pflicht formell im Arbeitszeitgesetz und schreibt grundsätzlich elektronische Erfassung vor. Ausnahme: Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern dürfen weiterhin analog erfassen. Hinzu kommen Übergangsfristen nach Inkrafttreten (1 Jahr für ≥250 MA, 2 Jahre für 50–249 MA, 5 Jahre für unter 50 MA) sowie Bußgelder bis 30.000 Euro je Verstoß. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet — die Kabinetts- und Parlamentsberatung hat Stand August 2026 nicht begonnen.
Was muss ich genau erfassen, um die Pflicht zu erfüllen?+
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters müssen objektiv und verlässlich dokumentiert werden. Das gilt auch für Pausen, Überstunden und Homeoffice-Zeiten. Die Erfassung muss für jeden Arbeitstag erfolgen. Welche Systeme zulässig sind, legt erst das reformierte ArbZG fest — aktuell reicht nach der BAG-Rechtsprechung auch eine einfache digitale Tabelle, wenn sie die genannten Daten verlässlich erfasst.
Gilt eine Ausnahme für Kleinstbetriebe?+
Der BAG-Beschluss von 2022 kennt keine Betriebsgrößenausnahme — die Grundpflicht gilt für alle Arbeitgeber. Der BMAS-Referentenentwurf 2026 sieht eine Erleichterung vor: Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern müssen nicht elektronisch erfassen, analoge Aufzeichnungen (z. B. Stundenlisten) sollen weiterhin ausreichen. Das ist jedoch noch nicht Gesetz.
Was passiert bei einem Verstoß gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?+
Bereits heute können fehlende oder mangelhafte Arbeitszeitaufzeichnungen zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen — etwa bei Überstundenstreitigkeiten oder Lohnklagen, bei denen die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Nach Inkrafttreten des reformierten Arbeitszeitgesetzes sieht §22 ArbZG-Entwurf Bußgelder bis zu 30.000 Euro je Verstoß vor für fehlende, fehlerhafte oder nicht fristgerecht aufbewahrte Zeiterfassungsnachweise.

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Quellen

Hinweis: Allgemeine Einordnung, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 9. August 2026.

Über den Autor

Joe Martin baut seit über 45 Jahren Unternehmen — als Gründer, als Verkäufer eigener Firmen und als Berater für Startups und Banken. Er ist Autor von vier Büchern und entwickelt heute KI-Software. In der offenen Macher-Session beantwortet er reale Unternehmer-Fragen — kein Theorie-Kurs. Mehr über Joe Martin →

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